Dat zit in onze natuur!
Wie werkt in een branche waar de dood centraal staat, weet als geen ander hoe gevoelig bepaalde kwesties kunnen liggen. Denk maar eens aan een brief gericht aan een onlangs overledene. Of aan het versturen van een brief aan de verkeerde geadresseerde. Het zijn fouten die in het dagelijks leven wellicht minder hoog op worden genomen, maar bij nabestaanden soms erg kwetsend kunnen zijn. Niet zo gek dus dat Vredehof sinds de intrede van de privacywet, de AVG, haar eigen processen continu blijft controleren.
Algemeen directeur Pedro Swier realiseerde zich destijds al dat het beschermen van persoonsgegevens continu aandacht vraagt. “Bij Vredehof denken we van nature al goed na over alles wat we communiceren. Wat zetten we op Social Media? Wanneer mogen er opnames gemaakt worden en wie moet daar toestemming voor geven? We wegen alles af, om er zeker van te zijn dat we nabestaanden piëteitsvol bejegenen.
Keuze voor bescherming of emotie?
Binnen Vredehof is een team van eigen medewerkers dat zich bezighoudt met de uitgangspunten rond de wet Persoonsbescherming. “Hierin maken we een splitsing tussen intern en extern. Naast onze externe opdrachtgevers hebben we namelijk ook te maken met onze eigen medewerkers. Ook zij moeten verzekerd zijn van bescherming van hun eigen persoonsgegevens, maar ze moeten daarnaast de juiste instructies hebben hoe om te gaan met de persoonsgegevens van opdrachtgevers. Zo hebben we onze communicatiemiddelen onder de loep genomen en gekeken hoe we bijvoorbeeld omgaan met onder andere laptops en telefoons. Daarnaast hebben we gekeken naar de bewaarplicht van persoonsgegevens. Dat heeft onder andere geresulteerd in de keuze om alles na 7 jaar te vernietigen. Naast het verwijderen van de persoonsgegevens van de opdrachtgevers, betekent dit ook dat de historische gegevens van uitvaarten niet meer op te vragen zijn. Soms kregen we nog weleens een vraag over een uitvaart van vele jaren geleden. Nabestaanden vroegen dan bijvoorbeeld iets over een muziekstuk dat werd gebruikt. Dat soort vragen kunnen we nu niet meer beantwoorden, omdat we de gegevens ook echt vernietigen. Dat is dan de keerzijde van de invoering van de wet. Het vooraf vastleggen van de uitvaart in een wilsbeschikking is nu nog belangrijker dan voorheen het geval was.”
Bewustwording bij medewerkers
Voor Vredehof is bewustwording bij de medewerkers heel belangrijk. Pedro Swier: “We vinden het belangrijk dat ze weten hoe ze moeten handelen om persoonsgegevens te beschermen en wat ze moeten doen als er toch een lek ontstaat. Maar ook dat ze weten dat hun portretrecht door ons beschermd wordt. Zonder toestemming zullen wij nooit foto’s van onze medewerkers plaatsen. Daarnaast hebben onze medewerkers een publieke functie en zijn ze goed op de hoogte van de gevaren die geplaatste foto’s op bijvoorbeeld Social Media kunnen geven. En dat geldt uiteraard ook voor het plaatsen van foto’s van uitvaarten op Social Media. We plaatsen sowieso nooit iets over een uitvaart of afscheid op Social Media, of op een ander kanaal, zonder de expliciete toestemming van de opdrachtgever. Hier zijn we zelfs zeer terughoudend in. Online blijft alles bewaard en de opdrachtgever moet zich ook realiseren dat het mogelijk is om in de toekomst, geheel onverwacht, opnieuw geconfronteerd te worden met een bericht of foto uit het verleden. En dat kan op een heel ongelegen moment komen, met een behoorlijke impact zelfs. Dat is iets dat je je nu niet realiseert.”
Dus zeggen wij ook hier, maak een goede afweging tussen bescherming en emotie.
Pedro Swier,
Algemeen Directeur
< Alle berichten
