Wie werkt in een branche waar de dood centraal staat, weet als geen ander hoe gevoelig bepaalde kwesties kunnen liggen. Denk maar eens aan een brief gericht aan een onlangs overledene. Of aan het versturen van een brief aan de verkeerde geadresseerde. Het zijn fouten die in het dagelijks leven wellicht minder hoog op worden genomen, maar bij nabestaanden soms erg kwetsend kunnen zijn. Niet zo gek dus dat Vredehof bij de intrede van de privacywet, de AVG, haar eigen processen nog maar eens extra goed onder de loep heeft genomen.
Algemeen directeur Pedro Swier kijkt terug op een goed verlopen implementatieproces, maar realiseert zich ook dat het beschermen van persoonsgegevens continu aandacht vraagt. “Bij Vredehof denken we van nature al goed na over alles wat we communiceren. Wat zetten we op social media? Wanneer mogen er opnames gemaakt worden en wie moet daar toestemming voor geven? We wegen alles af, om er zeker van te zijn dat we nabestaanden piëteitsvol bejegenen. De invoering van de AVG vormde voor ons echter aanleiding om met hernieuwde aandacht te kijken naar de bescherming en het gebruik van alle soorten persoonsgegevens. Een mooi proces, waar we ook de komende periode nog veel stappen in willen zetten.”
Keuze voor bescherming of emotie?
Binnen Vredehof is ter voorbereiding op de wet een team van eigen medewerkers geformeerd dat zich bezighoudt met de uitgangspunten van de wet. “Ik ben er trots op dat we deze kennis in huis hebben, want het is geen eenvoudige materie. We zijn begonnen met de splitsing tussen intern en extern. Naast onze externe opdrachtgevers hebben we namelijk ook te maken met onze eigen medewerkers. Ook zij moeten verzekerd zijn van bescherming van hun eigen persoonsgegevens, maar ze moeten daarnaast de juiste instructies hebben hoe om te gaan met de persoonsgegevens van opdrachtgevers. Vanuit die splitsing hebben we een stappenplan opgesteld wat we moesten doen om aan de wet te voldoen. Zo hebben we onze communicatiemiddelen onder de loep genomen en gekeken hoe we bijvoorbeeld omgaan met onder andere laptops en telefoons. Daarnaast hebben we gekeken naar de bewaarplicht van persoonsgegevens. Dat heeft onder andere geresulteerd in de keuze om alles na 7 jaar te vernietigen. Naast het verwijderen van de persoonsgegevens van de opdrachtgevers, betekent dit ook dat de historische gegevens van uitvaarten niet meer op te vragen zijn. Soms kregen we nog weleens een vraag over een uitvaart van vele jaren geleden. Nabestaanden vroegen dan bijvoorbeeld iets over een muziekstuk dat werd gebruikt. Dat soort vragen kunnen we nu niet meer beantwoorden, omdat we de gegevens ook echt vernietigen. Dat is dan de keerzijde van de invoering van de wet. Het vooraf vastleggen van de uitvaart in een wilsbeschikking is nu nog belangrijker dan voorheen het geval was.”
Bewustwording bij medewerkers
Voor Vredehof is een stuk bewustwording bij de medewerkers een belangrijke bijvangst. Swier: “We vinden het belangrijk dat ze weten hoe ze moeten handelen om persoonsgegevens te beschermen en wat ze moeten doen als er toch een lek ontstaat. Maar ook dat ze weten dat hun portretrecht door ons beschermd wordt. Zonder toestemming zullen wij nooit foto’s van onze medewerkers plaatsen. Niet op onze website, maar ook niet in interne nieuwsbrieven. Daarnaast hebben onze medewerkers een publieke functie en zijn ze goed op de hoogte van de gevaren die geplaatste foto’s op bijvoorbeeld social media kunnen geven. Samen met het team hebben we alle stappen van de AVG doorgenomen en gekeken waar we winst kunnen behalen. Dat varieert van het geven van instructies over het weggooien van papieren met persoonsgegevens tot het opschonen van archieven. Zo hebben we nu op alle afdelingen voldoende papiervernietigers staan en kiezen we een gecertificeerd bedrijf voor dossiervernietiging. Alles staat of valt met duidelijke uitleg over het waarom en controle in het proces. We zijn en blijven kritisch over alle keuzes die we maken.”
‘Besloten-kring-principe’
Inmiddels zijn al veel actiepunten uit het stappenplan afgevinkt, maar er staan ook nog wat punten open. “Laat ik vooropstellen: we voldoen meer dan volledig aan de wet, dus mensen zijn er bij Vredehof van verzekerd dat hun gegevens goed beschermd zijn. Maar we willen onszelf graag scherp houden. We hebben een team van medewerkers die verantwoordelijk zijn voor bewaking van de AVG en ons proces. Naast dit team is er een functioneel gegevensbeheerder benoemt die zich buigt over zaken als e-mailinstellingen, opslag op externe cloud-servers, verwerkersovereenkomsten met derden en de back-up van onze website. Gelukkig hoeven we het niet allemaal alleen te bedenken: we krijgen goede informatie vanuit de branchevereniging BGNU en we bezoeken regelmatig kennissessies om actueel te blijven. Terugkijkend was het een uniek leermoment: we kwamen zaken tegen die beter konden, maar het was ook een bevestiging dat we eigenlijk van nature al zorgvuldig werken. Dat zal vast komen door ons ‘besloten-kring-principe’: we delen niks met derden wat niet strikt noodzakelijk is!”
